История успеха с Thomson Reuters

О том, как программа AutoAudit® от Thomson Reuters помогла эффективно автоматизировать и систематизировать процесс внутреннего аудита, рассказал Зайнутдинов Сирожиддин Сайфутдинович, вице-президент по внутреннему аудиту АО «Группа Илим».

«По итогам нами было выбрано ПО AutoAudit, которое оказалось оптимальным с точки зрения указанных критериев».

Зайнутдинов Сирожиддин Сайфутдинович

Вице-президент по внутреннему аудиту

АО «Группа Илим»

г. Санкт-Петербург, Россия

 

Выбор системы

В 2017 году перед нашим Управлением по внутреннему аудиту встала задача смены аудиторского ПО. Для нас ключевой задачей было внедрение информационной системы, которая не только бы автоматизировала наши процессы, но и обеспечила бы стандартизацию этих процессов во всех регионах присутствия компании.

Ключевыми задачами, поставленными перед системой, были:

  1. Соответствие системы международным стандартам внутреннего аудита;
  2. Создание единой централизованной системы, позволяющей хранить и систематизировать информацию как по результатам проверки, так и по ходу её проведения;
  3. Оптимизация процесса годового планирования;
  4. Систематизация процесса оценки рисков и их отражения в годовом плане аудитов;
  5. Контроль качества, как по ходу аудита, так и по его результатам;
  6. Обеспечение контроля выполнения плана аудиторских проверок;
  7. Возможность оперативно отслеживать статусы и сроки устранения выявленных нарушений;
  8. Возможность кастомизации системы под наши бизнес-процессы;
  9. Автоматизация процессов составления отчётности по деятельности аудита.

На рынке существует несколько проверенных решений для реализации подобных задач. Мы решили ознакомиться с каждым из них не только по презентациям, но и на реальных примерах. Мы провели несколько встреч, для того чтобы понять, как работает та или иная система в реальных условиях, какие функции удобны в использовании, а какие, несмотря на их наличие, не востребованы пользователями систем.

В результате у нас получилось четыре варианта системы, которые мы сравнивали по множеству параметров, ключевыми из которых являются:

  1. Функционал системы, его полнота и удобство,
  2. Возможность использования системы на имеющейся ИТ-инфраструктуре,
  3. Стоимость внедрения системы, включая стоимость лицензий.

По итогам было выбрано ПО AutoAudit, которое оказалось оптимальным с точки зрения указанных выше критериев.

Внедрение

С точки зрения внедрения перед нами стояла амбициозная задача – осуществить его в течение трёх месяцев от начала внедрения и до возможности доступа к системе каждым сотрудником аудита.

Команда внедрения при этом состояла из двух ключевых направлений – методологического, призванного настроить систему таким образом, чтобы она соответствовала нашей терминологии и бизнес-процессам; и технических специалистов, отвечающих за процесс развёртывания системы на ИТ-инфраструктуре Компании.

За 3 месяца нам совместно со специалистами Thomson Reuters удалось настроить систему и запустить её в опытную эксплуатацию. Опытная эксплуатация продлилась около 6 месяцев, в ходе которых сотрудники аудита прошли обучение, завели несколько тестовых аудитов, и начали полноценно работать в системе. По итогам миграции данных и опытной эксплуатации была сформирована управленческая отчётность, которая сошлась с данными из предыдущей системы.

После этого все сотрудники аудита работают в системе AutoAudit.

Опыт использования

На данный момент мы перенесли в систему весь основной функционал внутреннего аудита, который использовался в предыдущей системе. Помимо этого, были получены следующие улучшения:

  1. Автоматизирована отчётность для правления и совета директоров, которая до этого собиралась в полу-ручном режиме в Excel,
  2. Стандартизирован подход к процессу мониторинга устранения недостатков,
  3. Аудиторская система работает быстрее предыдущего решения при аналогичном «железе».

В данный момент мы в рамках управления рассматриваем различные варианты добавления новой информации в систему, чтобы получить возможность изучать результаты аудитов с различных сторон, формировать различные виды отчётности и сократить время, которые аудиторы тратят на заведение аудитов в систему.

Итог

По итогам можно с уверенность сказать, что внедрение системы прошло успешно. Как и всегда пользователи на первых этапах постоянно сравнивали новую систему со старой и сетовали на то, что они привыкли нажимать другие кнопки в других местах. Но достаточно быстро все разобрались в системе и вопросов практически не возникает.

В систему успешно перенесены ключевые бизнес-процессы внутреннего аудита, а часть бизнес-процессов автоматизирована. В дальнейшем мы планируем развивать использование системы, автоматизировать и упрощать для пользователей рутинные процессы, чтобы дать им больше возможности заниматься основной своей деятельностью.

Мы благодарим компанию Thomson Reuters за их открытость и готовность помочь всегда и по любому вопросу. Надеемся на то, что дальнейшее сотрудничество будет таким же продуктивным.

 

Thomson Reuters AutoAudit — программное решение для внутреннего аудита. Позволяет организациям оптимизировать проведение внутреннего аудита, а также упростить сложное взаимодействие с заинтересованными сторонами, обеспечив более эффективное и последовательное достижение как базовых целей аудита, так и более широких стратегических целей.

О компании АО «Группа Илим»

Группа «Илим» — лидер целлюлозно-бумажной промышленности России и один из ведущих отраслевых игроков в мире. С 2007 года стратегическим партнером Группы «Илим» в рамках совместного предприятия является компания International Paper

В состав Группы «Илим» входят три крупнейших целлюлозно-бумажных комбината и два современных гофрозавода и проектный институт «Сибгипробум». Предприятия расположены в Архангельской (г. Коряжма), Иркутской (г. Братск, г. Иркутск, г. Усть–Илимск), Ленинградской (г. Коммунар) и Московской (г. Дмитров) областях.